扶绥职场问答

作为公司法务，在扶绥我该如何管理合同？日常都应该做哪些工作？或者说我该如何将合同分类？

13*******44
2023-01-04
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18*******47 2023-01-04

首先，要确定公司合同档案管理的方式，比如我们公司，技术部根据法务部的需求给开法了一套合同管理的系统，那么我公司所有的合同都可以录入系统，甚至上传扫描件。那么对应的影响就是，分类就可以做的很细，比如做三四层、最低层甚至可以有七八种子分类，因为这样筛选数据很方便。甚至所有的合同扫描件都可以上传到系统中，各部门根据权限可以随时调取需要的合同扫描件进行查询。所以，合同分类的问题，我也没法直接告诉你一个放之四海而皆准的方法。大致就是按中心、按部门、按业务、按重要性等等标准吧。合同档案的保存和执行、监督一样，未必要由法务部来执行，看公司特点，前述快消行业公司就是在财务部保存的。因为90%以上的合同都是各类销售合同。合同的调取，就是根据公司的保密要求，设置各级权限。关于销毁的问题，快消的合同太多，陈旧档案其实是毫无意义的，所以存在销毁过旧档案的问题，其他公司除非大到一定规模，基本不必考虑。以上，比较笼统，如果有更深入的问题想探讨，欢迎随时交流。
13*******30 2023-01-04

一、审批流程的设计审批流程的设计，基本就是参考公司的组织架构图，确立各部门的分工，跟领导请示各类合同应当审批到哪一层级，标准是什么，比如金额大小、是否直接适用标准合同等等，这个问题各公司实际情况不一样，只能在实践中体悟。二、审批单的设计审批单的设计，跟档案管理有关系，审批单至少应当包括合同的简要描述，责任人，各级各部门审批人（如果需要其他部门深入协作，还可以有协作部门负责人的签批）。其他的就是签约对方的信息，或者如果希望有更多的提示作用，还可以在审批单上加入更多的信息，比如单价总价重要条款等等。然后是合同的执行监督执行监督一般放在各执行部门完成，法务不需要直接参与，但如果公司合同总量不多或者认为部分重要合同需要保障执行过程不违法，也可以放在法务部进行，看法务部的工作量和领导的意志吧。以前在快消行业做的时候，因为主要合同都是销售合同，所以也有财务部监督合同执行的情况发生。总之，就是没有一定之规，根据公司的特点，选取监督最方便、最有利的模式。
13*******81 2023-01-04

以下答案是我在十二年的法务管理工作慢慢总结的，分享给题主，希望对题主有所帮助。毕竟不是著书立说，写得十分笼统潦草，见谅。我把一个公司的合同管理分为四个部分，合同的撰写和审核，合同审批流程，合同的执行监督，合同档案的管理。先说合同的撰写和审核。合同的撰写和审核，第一步是放下合同文本，与合同需求方进行彻彻底底的沟通。从管理学的角度来说，需求方提供给你的很可能是他们主观的要求，而不是客观的需求，你的任务首先就是把要求变成需求。他们的要求可能很复杂，你就得抽丝剥茧，理出逻辑结构。他们的要求可能过于简单，你就需要对业务有一个比较深刻的理解，需要快速熟悉业务，和需求方一起将业务拆分成不同的层面和阶段，确定标准、时间节点、权利和义务、报酬与支付、违约责任等环节。他们的要求可能不切实际，你就要向他们讲解理由，是法律的原因，是政策的原因，还是公司现阶段无法实现等等等等，然后帮他们找到替代方案。将需求理清后，请对方确认合同需求，然后才进入文本工作。