运营助理/专员

岗位职责

1、数据统计与报表制作，每日 / 每周 / 每月收集销售团队的订单、回款、发货等数据，录入销售管理系统（erp系统），确保数据准确无误。

定期（如每周、每月）生成销售报表，包括：各区域 / 销售人员的业绩达成情况（销售额、销量、目标完成率）；产品销售明细（各药品的销量、占比、同比 / 环比变化）；

回款进度表（已回款、未回款、逾期账款等），为销售团队和管理层提供数据支持。

2、订单与合同管理，接收客户的订单需求，核对产品型号、规格、数量、价格及交货期，确认无误后录入系统并提交给仓储 / 物流部门安排发货。跟踪订单进度，包括备货、出库、物流运输等环节，及时向客户和销售代表反馈订单状态，处理订单异常（如缺货、延迟发货等）。协助销售团队拟定、审核销售合同（需符合公司定价政策、付款条件等），确保合同条款合规（如药品销售需符合《药品流通监督管理办法》）。对已签订的合同进行归档管理，登记合同编号、客户信息、有效期、回款节点等，定期提醒销售代表跟进履约情况。

3、客户信息维护，建立和更新客户档案，包括客户基本信息（名称、联系方式、资质证明）、合作历史（订单记录、回款情况）、需求偏好等，确保 erp 系统中客户信息的完整性。

协助销售代表处理客户日常咨询（如产品库存、发货时间、发票问题等），无法解决的及时反馈给相关部门。协调解决客户投诉或售后问题（如产品破损、错发等），对接仓储、质检等部门处理退换货流程，并记录处理结果。定期整理客户反馈（如对产品、服务的建议），汇总后反馈给销售经理或产品部门，为改进服务提供参考。

4、负责销售团队所需物料的申领、分发与管理，如产品宣传册、样品、合同模板、促销礼品等，确保物料充足且合规（如药品宣传资料需符合广告法规定）。协助组织销售会议（如月度总结会、产品培训会），包括预订场地、准备会议资料（报表、PPT 等）、记录会议纪要并跟进待办事项。

5、作为销售团队与公司内部其他部门（如财务、仓储、生产、法务）的对接人，协调解决跨部门问题，与财务部门核对回款数据、申请开具发票、跟进逾期账款；与仓储 / 物流部门确认发货进度、处理物流异常；与生产部门反馈市场需求，协助跟进产品库存及补货计划。

6、保管销售相关文件（如订单、合同、客户资质复印件），按规范归档，确保可追溯。完成销售经理交办的其他临时任务，如市场信息收集、促销活动执行辅助等。

任职要求

1、大专及以上学历，医药、市场营销、行政管理、财务管理等相关专业优先。

2、熟练使用 Excel（必备）：能独立完成数据统计、函数计算（如 VLOOKUP、SUMIF）、报表制作（数据透视表）等，满足销售数据汇总与分析需求。

3、熟悉ERP（企业资源计划系统）等销售管理工具，能准确录入客户信息、订单数据、回款记录等，确保数据实时更新。

4、具备良好的口头与书面沟通能力，能清晰对接销售团队（传递政策、反馈问题）、客户（解答咨询、处理需求）及内部部门（财务、仓储等），确保信息传递准确高效。